Sistema de gestão de protocolos é tema de curso

Mais um passo foi dado para a adoção de medidas sustentáveis e para a celeridade do serviço público com a realização de capacitação, ao longo desta semana, no auditório da Reitoria do Instituto Federal do Ceará (IFCE). Voltada para servidores, terceirizados, estagiários e bolsistas – especialmente ligados a atividades com grande demanda de protocolos –, a capacitação envolveu equipes de diversos campi.

O curso tratou de procedimentos de acompanhamento e de protocolização de processos administrativos, focado na utilização do Sistema Unificado de Administração Pública (Suap), que é utilizado pelo IFCE desde 2012. Ele permite a gestão de processos de modo eletrônico, sendo voltado portanto para o uso de ferramentas informatizadas. A partir de agora, o sistema terá seu uso intensificado na instituição.

Segundo Marfisa Maciel Castro, diretora de Administração (Dirad) da Pró-reitoria de Administração e Planejamento (Proap), o sistema incentiva a adoção dos protocolos eletrônicos para abolir o uso dos tradicionais protocolos de papel pelos colaboradores lotados em setores de maior fluxo documental da instituição. “A tendência é que aqueles livros de protocolo que circulam nos setores passem a ser substituídos”, diz Marfisa.

Para isso, a capacitação trouxe ainda esclarecimentos acerca do Manual de Procedimentos de Protocolo do IFCE, recém-lançado pela Proap, com o intuito de apresentar as coordenadas e normativas de utilização desses recursos na instituição. “Com isso, pretende-se estabelecer uma nova cultura, trazendo mecanismos modernos e econômicos de gestão de documentos à administração pública”, reforça Marfisa.

Webconferência e videoaulas

O curso foi ministrado em várias datas para atender a todos os campi, com duração de 8h/aula. Os colaboradores das unidades da Capital e do entorno (campus de Fortaleza, de Caucaia, de Horizonte, de Maracanaú, Polo de Inovação e Reitoria) foram capacitados nesta semana, com aulas presenciais. Já os demais receberam a capacitação nas semanas anteriores, por meio de webconferência.

Marfisa Maciel garante que a iniciativa foi um grande diferencial do curso, oportunidade em que a Pró-reitoria pôde experimentar uma nova modalidade de replicação de conteúdos. Aproveitando-se também dos recursos tecnológicos, “foi uma experiência bem próspera para o IFCE, pois a webconferência permite uma redução de gastos na promoção desses encontros, fazendo jus a uma das motivações do curso”.

O próximo passo será a certificação dos participantes e a transformação das disciplinas em videoaulas que ficarão disponíveis no portal da instituição a fim de multiplicar o alcance do que foi ministrado. Desse modo, os servidores que não foram contemplados na capacitação terão a oportunidade de conhecer o que foi tratado durante as aulas, na totalidade, além de consultar o Manual de Protocolo, no site do IFCE.

Deborah Sampaio - Reitoria