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Perguntas Frequentes

publicado 14/11/2017 09h10, última modificação 16/11/2017 16h26

Como acesso o SEI! IFCE?

Atualmente, o SEI! IFCE possui duas instâncias: treinamento e produção.

Para acessar o ambiente de treinamento, acesse http://seitreinamento.ifce.edu.br/sei. Neste caso, o login é feito através da matrícula SIAPE do sevidor. Sendo assim, utilize as seguintes informações para usuário e senha.

Usuário: Matrícula SIAPE / Senha: Matrícula SIAPE

Para acessar o ambiente de produção, o acesso é feito em www.sei.ifce.br. Neste caso, a autenticação de acesso deve ser feitas com as seguintes informações para usuário e senha.

Usuário: Matrícula SIAPE / Senha: IFCE-Id (Mesma senha utilizada para autenticar no SUAP e E-mail).

Caso não consiga acessar o sistema utilizando as informações mencionadas, abra um chamado para a Equipe de Suporte do SEI em: http://ifce.edu.br/dgti/suporte.

Após acessar o link do suporte selecione a aba Sistemas Institucionais e depois clique no item Solicitar acesso ou permissão ao SEI.

Necessito do uso de Certificado Digital (token)?

Conforme Art. 3º da Lei nº 12.682/12 combinado com o Art. 12 do Decreto nº 8.539/15 o uso do certificado digital (token) é necessário para autenticar documento digitalizado(scaneado) no âmbito da Instituição.

Considerando o Art. 11 do Decreto nº 8.539/15 os documentos enviados eletronicamente pelo interessado não necessita de autenticação, dispensando o uso do token.

O documento nato-digital, definido conforme art. 2º do Decreto 8.539/15 também não necessita de autenticação, dispensando o uso do token.

Observamos que a grande maioria das digitalização de documentos pode ser substituída por documentos criados no próxprio SEI!. Um dos objetivos do processo eletrônico é eliminar o uso do papel. O certificado digital (token) tem sentido contrário a este propósito.

As boas práticas do processo eletrônico recomenda documentos nato digital, tanto interno como externo, o que dispensa a necessidade de autenticação(token).

O processo de digitalização e autenticação de documento é complexo e demorado. tornando os procedimentos, de forma geral, menos produtivos.

Portanto, recomendamos que a sua unidade faça uma análise criteriosa dos procedimentos que demandam a necessidade de digitalização, por conseguinte o uso de certificado digital(token).

Recomendamos também a produção de documentos no próprio SEI através de seu editor, evitando o uso de inclusão de documentos externo, ou seja, documentos da própria instituição produzidos fora do SEI. E caso necessite de um novo tipo de documento enviar solicitação para o canal de atendimento em http://ifce.edu.br/dgti/suporte.

O que eu faço se o tipo de processo que busco não está na lista de tipos de processos do SEI! IFCE?

Os tipos de processos foram padronizados de acordo as planos de classificação por assunto das atividades-meio (Colocar o link http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/images/publicacoes_textos/Codigo_de_classificacao.pdf) e das atividades-fim (colocar o link http://www.siga.arquivonacional.gov.br/images/codigos_tabelas/portaria_n0922011_tabela_de_temporalidade_e_destinao.pdf) para IFES.

No caso de haver necessidade de inclusão de um novo tipo de processo no SEI, o solicitante deverá encaminar uma solicitação ifce.edu.br/suporte com as seguintes informações:

Setor / Campus
Nome / contato do responsável
Tipo de processo
Descrição do processo

Exemplo:

Diretoria de Gestão de Tecnologia da Informação / Reitoria
Tel.: 3401-2389 - Maúricio
Tipo de Processo: Reconhecimento de Saberes e Competência - RSC
Descrição: Processo para Reconhecimento de Saberes e Competências aos Docentes pertencentes ao Plano de Carreira de Magistério do Ensino Básico, Técnico e Tecnológico do Instituto Federal do Ceará

A solicitação será analisada pelo NGPE( Núcleo Gestor do Processo Eletrônico), que poderá solicitar uma reunião para entendimento do tipo de processo com a unidade e seus responsáveis. O NGPE então concluirá a solicitação indicando o uso de um tipo de processo já existente ou criando um novo no SEI.

Como solicito o cadastro de novo tipo de documento (formulário)?

Caso necessite de um novo tipo de documento realizar solicitação em solicitação ifce.edu.br/suporte com as seguintes informações:

Setor / Campus
Nome / contato do servidor/responsável
Tipo de documento/descrição
Justificativa

Exemplo:

Coordenadoria de Sistemas de informação / Reitoria
Tel.: 3401-2396 - Inácio
Tipo de documento: Memorial Descritivo para RSC.
Justificativa: Elaboração de relatório rescritivo, informando as atividades e ocorrências da trajetória acadêmica, profissional e intelectual do professor candidato ao RSC.

O Núcleo Gestor do Processo Eletrônico (NGPE) analisará a solicitação podendo solicitar uma reunião para entendimento do tipo de documento com a unidade e seus responsáveis. O NGPE então concluirá a solicitação indicando o uso de um tipo de documento já existente ou criando um novo no SEI.

O que são processos administrativos?

Para entendimento sobre o que é processo, no caso de processo documental arquivístico geridos pelo SEI, deve-se seguir tanto a PORTARIA INTERMINISTERIAL Nº 1.677, DE 7 DE OUTUBRO DE 2015 de amplitude para todo o executivo Federal quanto a Portaria 1.042 de 17 de agosto de 2012 com alcance no âmbito do MEC. Assim:

"[Processo administrativo] É o documento ou conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado e demanda providências administrativas, técnicas ou jurídicas, por meio de despachos, notas, pareceres, cotas, instruções ou outro(s) documento(s)."

Dessa forma, toda e qualquer documentação que se enquadre nestes conceitos devem estar no SEI! IFCE.

Antes de usar o SEI! efetivamente, posso utilizar o ambiente de testes?

Pode sim! No ambiente de treinamento você você poderá conhecer, simular e testar as principais funcionalidades do Sistema.

O ambiente está disponível em http://seitreinamento.ifce.edu.br/sei. O usuário e senha para acesso é a matrícula SIAPE.

Para o primeiro acesso ao ambiente de treinamento é necessário enviar e-mail para sei@ifce.edu.br informando o número da matrícula SIAPE, o cargo e o setor de lotação.

Quem pode ter acesso ao SEI! IFCE?

Todos os servidores, terceirizados e estagiários podem ter acesso ao SEI! IFCE.

Como devo proceder com a digitalização de documentos?

A digitalização visa a facilitar a busca, o armazenamento e dar celeridade no processamento da documentação. Deve garantir o mínimo de qualidade entre o arquivo digital gerado e o documento original, levando em consideração suas características físicas, estado de conservação e finalidade de uso do arquivo digital.

Com o fim de permitir que documentos em formato PDF possam ter o conteúdo pesquisável ao serem inseridos no sistema e, também, para garantir melhor desempenho do SEI ao longo do tempo, é importante que o processo de digitalização siga certos parâmetros, como por exemplo:

Cor: monocromático;
Reolução: 300 dpi

Após a digitalização, recomendamos que o arquivo digital seja submetido ao OCR (Optical Character Recognition), tecnologia que permite converter tipos diferentes de documentos, como uma folha de texto impresso digitalizada, arquivos em PDF e imagens capturadas com câmera digital, em um documento com dados pesquisáveis e editáveis. Esse procedimento auxilia a recuperação das informações.